‘GANITO SA UP’
ISKOLAR, hindi pa handa; Mga kolehiyo, kanya-kanyang proseso sa enrollment
ni Alyssa Joy Damole
Dismaya at pagkabahala ang sumalubong sa mga mag-aaral ng Unibersidad ng Pilipinas Manila (UPM) sa pagbubukas ng ikalawang semestre matapos sumailalim ang unibersidad sa bigong transisyon mula sa paggamit ng Student Academic Information System (SAIS) patungong Information System on Key Operations for Learning and Academic Resources (ISKOLAR) bilang enrollment information system.
Sa kabila ng transisyong ito, walang nailatag na panuntunan ang tagapangasiwa ng ISKOLAR sa paggamit nito, na siyang nagdulot ng kalituhan at iba’t ibang proseso ng enrollment para sa walong kolehiyo ng UP Manila.
“Ang gulo, kahit may mga flowchart and instructions naman na binigay. At ang pinakamalala, I think, is nakakakaba kasi malapit na ang pasukan [pero] wala pa ring idea ang karamihan kung na-enlist ba nila ‘yung mga subjects this [semester],” ani Nicola Belle Loquias, 3rd Year BS Applied Physics noong siya ay kinapanayam bago magsimula ang mga klase.
Nitong Enero 10, naglabas ng enrollment advisory ang Office of the Vice Chancellor for Academic Affairs (OVCAA) at Office of the Vice Chancellor for Planning and Development (OVCPD) kung saan ipinahayag na hindi pa magagamit ang ISKOLAR para sa enrollment sa darating na semestre.
“The colleges will release their own guidelines on advising and enrollment procedures. Students will not need to access the enrollment module in ISKOLAR,” saad ng nasabing memorandum.
Umani naman ito ng samot-saring reaksyon mula sa mga mag-aaral, kung saan maraming nagpahayag ng kanilang pagkabahala kung paano ang magiging bagong sistema ng enrollment.
“Nung nalaman ko na mag-da-down na ‘yung SAIS pero wala pang [information] sa ISKOLAR, ‘di na ako confident na maaayos siya on time for enlistment,” ani Lux Palisoc, 3rd Year BS Applied Physics.
Para naman sa BS Applied Physics freshman na si Danielle Mauri, kanyang inasahang mas bubuti ang lagay ng enrollment sa UP ngayong nagpalit na ng bagong enrollment system ang unibersidad.
“I heard before na ‘yung whole process ng SAIS enrollment ay maraming technical difficulties that lead to underload and possibly, failure to enroll… For ISKOLAR, a big part of me expected it to be better especially since nagpa-forms pa sila dati sa kung ano ‘yung gusto natin isamang important features, etc. Pero ang gulo. I just hope that we get clarity sooner considering the position of everyone right now,” ani Mauri.
Iba’t ibang panuntunan naman ang ibinaba ng bawat kolehiyo para sa proseso ng enrollment.
Para sa CAS, pangunahing batayan pa rin sa enrollment ang approved Enrollment Checklist Form (ECF). Ang proseso ng enrollment para sa kolehiyo ay fully online, at tanging piling mag-aaral lamang ang kinakailangan magpunta sa kampus para sa manual enrollment.
Ayon sa naging Emergency General Assembly of Course Representatives (GACR) nitong Enero 14, ang Office of the College Secretary (OCS) ng CAS ang kasalukuyang namamahala sa enrollment process para sa ikalawang semestre.
Kaparehas na proseso sa mga nakaraang semestre naman ang sinunod ng College of Pharmacy (CP) sa pangunguna ng UP Pharmaceutical Association Student Council (UPPhA SC) at CP administrators, kung saan isinagawa online ang kanilang advising at enlistment, mula Enero 10–17. Sa ngayon, hindi pa rin kumpirmado sa ISKOLAR kung ang mga mag-aaral ng CP ay officially enrolled.
Online lang din ang proseso na sinunod ng College of Allied Medical Professions (CAMP) kung saan nagsagot ang mga mag-aaral ng Course Enlistment Form at Tuition Calculation Form para sa kanilang enrollment.
Isinagawa naman ang enrollment ng College of Public Health (CPH) sa pamamagitan ng Google Forms na siyang ipo-proseso ng CPH OCS. Isang confirmation email ang dapat matanggap ng mga mag-aaral upang malaman kung sila ay officially enrolled.
Pangunahing batayan naman para sa enrollment ng College of Nursing (CN) ang kanilang enlistment form at health insurance form. Bukod sa online process para sa kanilang advising, ilan sa kanila ay nagpunta nang face-to-face sa kolehiyo para sa kanilang enrollment validation.
Para sa College of Dentistry (CD), online advising at enrollment ang isinagawa. Tanging mga mag-aaral lang na kukuha ng CAS courses mula sa CD ang kinakailangang pumunta sa kolehiyo.
Katulad sa proseso ng ibang mga kolehiyo, isinagawa rin ang enlistment ng Learning Units (LU) 1–2 ng College of Medicine (CM) sa pamamagitan ng Google Forms kung saan nila inilagay ang CAS courses na gusto nilang makuha. Ito ay sa pakikipag-ugnayan sa CM College Secretary. Kinakailangan din nilang isumite ang kanilang UP ID at PhilHealth Member Data Record (MDR) pagkatapos ng naunang proseso.
Sa ngayon, naghihintay ang mga kolehiyo kung kailan opisyal na makikita sa ISKOLAR ang enrollment status ng bawat mag-aaral.
ISKOLAR: IN, SAIS: OUT
Noong inilabas ang ISKOLAR, makikita na ang ibang student records tulad ng mga grado mula sa mga nagdaang semestre, GWA calculation, at class schedule. Mayroon na ring advisement tab feature ang ISKOLAR ngunit hindi pa ito aksesible. Ngunit sa kasalukuyan, hindi na aksesible ang buong website ng ISKOLAR.
Pangunahing layunin ng ISKOLAR na gawing mas aksesible ang mga transaksyon ng mga mag-aaral sa pamamagitan ng paglipat sa online setup upang bawasan ang pangangailangang pumunta ng kampus, kabilang na rito ang pag-request ng student records.
Ayon sa ISKOLAR Technical Working Group (TWG), kabilang sa inisyal na key features ng ISKOLAR ay ang mga sumusunod: program advising, online advising room, scholastic standing status, paglathala ng courses to enlist, at madaling akses sa pag-print ng sariling Form 5 at resulta ng annual physical exam (APE) ng mga mag-aaral.
Bukod pa rito, madali nang maaakses ang application processes tulad ng leave of absence, readmission, shifting, transferring, graduation, at madaling pagkuha ng college at university clearance.
Binuo ang ISKOLAR bilang alternatibong sistema matapos mag-expire ang kontrata ng UP Manila para sa SAIS, ito ay ayon sa naging Emergency GACR ng CAS.
Gayunpaman, hindi nito nagampanan ang tungkulin bilang isang epektibong enrollment system para sa ikalawang semestre ng taon, taliwas sa mga inilahad ng ISKOLAR TWG na dapat asahan sa website.
“Nung una kong binuksan yung ISKOLAR, nagulat ako kasi sobrang limited ng functionalities. Na-appreciate ko yung effort pero I have to admit I was disappointed kasi dapat sana naimplement itong bagong system once sure na na it works efficiently,” ani Kathreen Reforsado, 5th Year BS Pharmaceutical Sciences.
Disyembre 2024 nang maging aksesible para sa UPM Community ang ISKOLAR, habang ika-10 naman ng parehong buwan nang isara na nang tuluyan ang SAIS na siyang nagtulak upang bumuo ng alternative portals na mayroong access ang mga mag-aaral gaya ng survey form para makapag-sagot ng Student Evaluation for Teachers (SET).
Sa ngayon, hindi pa malinaw kung bakit nagkaroon ng pagkaantala sa pagsasaayos ng ISKOLAR bago ang enrollment week dahil hindi pa napauunlakan ang publikasyon na makapanayam ang Information Management System (IMS) na pangunahing tagapangasiwa ng ISKOLAR.
Balik-tanaw sa SAIS
Marso 2024 nang unang inanunsyo ng UP OVCAA ang paglipat ng sistema mula sa SAIS, kung saan kanilang hinimok ang mga constituent universities (CU) na bumuo ng alternatibong sistema bilang ‘modern replacement’ sa nasabing plataporma.
Ayon sa naturang memorandum, itinuturing na ang SAIS bilang isang legacy system — isang outdated na sistemang patuloy pa ring ginagamit, na isa sa mga dahilan kung bakit kinailangan itong palitan.
Dagdag pa rito, nakilala na rin ang SAIS bilang isa sa mga pangunahing sanhi ng pagka-delay ng mga estudyante dahil sa hindi maayos na sistema tuwing enrollment, partikular na sa pagkuha ng course slots at paulit-ulit na website crash na naging hudyat ng panawagan na #JunkSAIS.
“CUs running legacy system with severely limited capacity for further development and sustainment are encouraged to consider migration to a community-supported alternative systems that allow interoperability, pooled development efforts, shared best practices, potentially significant cost optimization, and can align with the University’s digital transformation vision,” saad sa Memorandum OVPAA №2024–45.
Oktubre 2013 nang opisyal na ilunsad ang SAIS, kung saan ang UPM ang unang CU na gumamit. Sa kabila ng pilot testing na isinagawa noong Abril 2013 para sa UPM at UP Open University (UPOU), nakaranas pa rin ng technical difficulty ang nasabing sistema na itinuturing na pangunahing dahilan kung bakit nagkaroon ng delay sa mga klase sa loob ng UPM.
Kung ihahalintulad ang pangyayaring ito sa kasalukuyan, tanging beta testing lang ng kasalukuyang features ng ISKOLAR ang isinagawa, at walang maayos na pilot testing para sa enrollment process.
Nang dahil sa maagang pagkawala ng akses sa SAIS, ang pagsasagawa ng manual enrollment sa bawat kolehiyo ang tanging alternatibong paraang ginamit upang maipagpatuloy ang proseso ng enrollment para sa ikalawang semestre na siyang nagdulot ng pagkabahala hindi lamang para sa mga mag-aaral, kundi para sa buong UPM community.
Kaugnay nito, nagkaroon ng suspensyon sa enrollment sa UP Baguio (UPB) matapos nitong kumaharap sa technical issues hinggil sa enrollment nitong sumailalim din sila sa transisyon mula SAIS papuntang Academic Management Information System (AMIS) na una nang ginamit ng UP Los Baños (UPLB).
Sa ngayon, magpapatuloy pa ang enrollment sa UPM hanggang Enero 27 sa halip na hanggang Enero 17 lamang, ayon sa anunsyo ng UPM OVCAA. Ito ay matapos mag-request ng UPM University Student Council (USC) at League of College Student Councils (LCSC) ng enrollment period extension bunsod ng malaking bilang ng mga mag-aaral na hindi pa nabibigyan ng update sa kanilang enrollment status.
